Нещодавно юристи нашого Юридичного бюро «Мета-Інформ», захищаючи інтереси клієнта у суді, скористалися, на перший погляд, такою незначною за процесуальним статусом нормою, яка передбачає право надати клопотання про витребування оригіналів письмових доказів. У клопотанні посилались лише на те, що позивачем неправильно завірені копії документів, доданих до позовної заяви, чим кардинально перевернули хід справи.
Приймаючи участь у судовому процесі, чи відповідаючи на запит контролюючих органів, або в інших випадках, що передбачають надання завірених копій відповідної документації, вкрай важливим є додержання норм законодавства України щодо порядку завірення таких копій. Адже надання неправильно завірених документів у випадках, передбачених законодавством України, може мати наслідком їх неприйняття до уваги та нездатність захистити власні права й законні інтереси загалом.
Тож, яким нормативно-правовим актом регламентується порядок завірення документації та які правила мають застосовуватися під час цього процесу?
Відповідно до п. 5.27 Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», що затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. № 55, відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.
Приклад
Згідно з оригіналом
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
29.08.2019
При цьому згідно абз. 2 п. 5.26 Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ. Але необхідно пам’ятати, що на теперішній час печатка не є обов’язковим атрибутом та застосовується тільки за бажанням особи, за виключенням деяких випадків, що передбачені законодавством України.
Автор: Андрій Крижевський - керуючий партнер, юрист Юридичного бюро "Мета-Інформ".