Учет операций, связанных с получением топливных карт водителями предприятия

Условия работы: Как правило, топливные компании, получив аванс от предприятия «перебрасывают» полученный аванс на топливную карту (карты, если их несколько). Водители с помощью топливных карт рассчитываются на АЗС за фактически залитое в бак топливо (дизтопливо, бензин). При этом у бухгалтера есть только расчеты, а приходной накладной на приход ГСМ нет. Как же быть?

Учет операций, связанных с получением топливных карт водителями предприятия

Итак, мы оплатили топливной компании аванс. Основанием для отражения этой операции является платежное поручение банка. Отражаем в учете?
 
Дт 371 «Расчеты по авансам выданным»   Кт311 «Счета в банке»
 
Топливная компания «Разбрасывает деньги по топливным картам». Можно так же отразить эту операцию в учете. При этом, если несколько платежных карт, то их приказом по предприятию закрепляем за водителями. Если же одна топливная карта, то при выдаче топливной карты водителю для заправки необходимо требовать от водителя возврата карты вместе с чеком АЗС транзакции (оплаты с карты). Как эта операция отражается в учете:
Дт 371.2 «Авансы, распределенные   Кт 371.1 «Расчеты по авансам выданным» на топливные карты»  в разрезе номеров топливных карт. Вы распределили аванс на топливные карты, согласно того, что сделала топливная компания.

Топливные карты находятся у водителей, и водители отвечают за остатки на этих картах.
Теперь, водитель едет на заправку (АЗС) заправляет свою машину. В конце рабочего дня (или по возврату с командировки) сдает в бухгалтерию путевой (маршрутный) лист, с приложенным к нему чеком с АЗС.
Бухгалтер отражает в учете операцию заправки автомобиля следующими проводками:
 
Дт 631 «Расчеты с поставщиками»   Кт 371.2 «Авансы, распределенные на топливные карты» на сумму заправки. Одновременно на забалансовый счет 02 «Активы на ответственном хранении», открыв при этом субсчет 6, т.е. забалансовый счет 026 «Используемое топливо по топливным картам», где Вы указываете количество, цену, сумму топлива, которе водитель заправил на АЗС в бак.

На последний рабочий день отчетного месяца у Вас на счете Дт 631 «Расчеты с поставщиками» буде отражена сумма использованного авансы, который Вы в течение отчетного месяца истратили на  фактическую заправку транспорта. На счету Кт. 371,2 «Авансы, распределенные на топливные карты» у Вас будет отражена оставшаяся сумма на топливных картах, которая не была использована за отчетный месяц. А на забалансовом счете 026  «Используемое топливо по топливным картам» - количество полученного топлива в литрах, в ценах (ведь цена может меняться и каждый день). Топливные компании, как правило, по истечение отчетного периода передают предприятию накладную на отгруженное топливо. Эта накладная дает право бухгалтеру провести приход.

Классическая проводка:
Дт 203 «Топливо» Кт 631 «Расчеты с поставщиками».
Если все верно, то в учете Ваша сумма, накопившаяся за отчетный месяц на Дт 631 «Расчеты с поставщиками» закроется с Кт 631 «Расчеты с поставщиками». А сумма и количество прихода должна соответствовать данным забалансового счета 026, который вы закрываете.
Но закрытие забалансового счета 026 происходит с одновременной проводкой
Дт статьи затрат (23 «Производство», 91 «Общепроизводственные затраты», 92 «Административные затраты» и т.д.) Кт 203 «Топливо».
Эти операции проводятся бухгалтером в последний день отчетного месяца. (Как приход, так и расход).
Напоминаю, что «красного» в учете быть не должно. Если у Вас материальные счета в оборотах учитываются «красным» - это значит, что у Вас ошибка.
 
Давайте рассмотрим конкретный пример:
 
Предположим, 1 февраля мы оплачиваем на топливную компанию деньги в сумме 12 000 грн.
Дт 371.1    Кт 311   12000,00

У нас имеется три транспортных автомобиля:
2 грузовых и 1 легковой служебный. Открыты три топливные карты с номерами
00000001 – служебного транспорта (на бензине)
00000002 – грузовик 1 (на дизтопливе)
00000003 – грузовик 2 (на дизтопливе).
Водитель Иванов И.И. работает на служебном транспорте.
Водитель Сидоров А.С. работает на грузовике 1
Водитель Петров П.П. работает на грузовике 2.
Получив от топливной компании топливные карты Вы первым делом должны иметь приказ директора о закреплении топливных карт на водителей и возложение материально ответственности за деньги, которые находятся на этих топливных картах.
Итак, топливная компания получила от Вас аванс и распределила деньги на карты в следующей пропорции (с согласования с Вами, конечно).
00000001 - 3000 грн.
00000002 - 4000 грн.
00000003 - 5000 грн.
Проводки:
Дт 371.2     Кт 371.1 12000, в аналитическом учете

В разрезе карт и водителей
 
02 февраля водитель Петров П.П. заправился  200л дизтоплива по цене 15,56 грн. на сумму 3112,00 грн.
02 февраля водитель Иванов И.И. заправил 30л бензина по цене 19,20 грн. на сумму 576,00 грн.
 
В учете отражаете:
Дт 631  Кт 371.2 – 3112,00 в аналитическом учете топливная карта 0000003 водитель Петров П.П.
Дт 631 Кт 371.2 – 576,00 в аналитическом учете топливная карта 0000001 водитель Иванов И.И.
Одновременно
026
0000001 к-во 30л. Цена  19,20 грн. Сумма 576,00
0000002         200л цена   15,56 грн. сумма 3112,00
 
 
Таким образом, на конец 02 февраля  у Вас имеется:
Использованный аванс Дт 631 3688,00 (3112,00 + 576,00 –фактическая стоимость заправки двух автомобилей),
Остаток денег на картах Кт 371.2 8312,00 ((3000,00-576,00) + (5000,00- 3112,00)+ 4000,00)
                                                                            0000001                        0000003            0000002
 
И количество полученного топлива (заправка на АЗС):
Бензина:  30л на сумму 576,00 грн.
Дизтоплива: 200л. На сумму 3112,00 грн. Кроме этого Вы видите в аналитике, кто заправился.
В течение отчетного месяца у Вас будет движение. Вы будете снова пополнять топливные карты, водители будут заправляться. Каждую операцию в течение месяца Вы будете отражать выше приведенными проводками.
Для упрощения примера, будем считать, что больше заправок не было.
Закончился февраль. В первых числах марта Вы получили документы от топливной компании. В накладной указано:
Бензин Аи 92 – 30л. По цене 19,20 на сумму 576,00 грн.
Дизтопливо  - 200 л. По цене 15,56 на сумму 3112,00 грн.
Вы делаете 28 февраля проводки на основании приходных документов от топливной компании.
Дт 203 «Топливо» Кт  631 «Топливная компания»  в разрезе вида топлива, количества, цены
Одновременно отражаете в бухгалтерском учете расход (с балансового счета 026)
Дт 92 «Административные расходы» Кт 203 576,00 грн. (списываете бензин)
Дт 91 «Общепроизводственные расходы» (если Вы торговая компания, то Дт 93»Затраты на сбыт») Кт 203 3112,00 грн. На забалансовом счет 026 у Вас 0.

Все.

Как видите, в учете нет проблем отражать все расчеты, все затраты, все топливо. Не надо вести различные ведомости, таблички, тетради, где Вы пишите заправки, чтобы не ошибиться. Для этого есть бухгалтерский учет.
 
Желаю удачи.
 

Давиденко Галина
 
Судебный эксперт экономических экспертиз по 
специальности 11.1 исследования документов  
бухгалтерского учета и отчетности

Семинар, на котором будет рассмотрен данный вопрос,
а также другие тонкости и нюансы Бухгалтерского учета:
Тренинг-практикум: Практическое применение теории бухгалтерского учета

 
 
Электронный еженедельный бюллетень "Бухгалтер LIFE" (Более 9000 подписчиков)